Электронная почта: Правила хорошего тона

Этот пост я собирался написать достаточно давно но все не доходили руки. Его целевая аудитория - люди, с которыми мне достаточно часто приходится переписываться по электронной почте, поэтому, если вы каким-то чудом попали сюда из поисковика - с меня пардон, в этой версии блога еще не реализован noindex для отдельных постов. Всем же остальным - прошу вашего внимания на ближайшие пять минут.

И еще: это преимущественно технический пост, вопросы этикета в привычном его понимании и деловой переписки здесь рассматриваться не будут.

Уделите внимание теме письма

Когда-то гулял по айтишным пабликам мем о том, что отсутствие фантазии - это файл "Безымянный.txt" в папке "Новая папка". А вот письма с темой "Без темы" или вообще пустой темой - это отсутствие уважения. Серьезно, куда вы так торопились, когда сэкономили 10 секунд на формулировку темы письма и ее ввод с клавиатуры?

Когда же вы все таки указываете тему письма, подумайте о том, что я могу вернуться к нему через год или два, что совсем нередко происходит. Поэтому не стоит использовать темы вроде "Файлы" или "Ссылка" или "В продолжение нашего разговора"(у меня в ящике действительно лежат письма с такими темами, много). Подумайте о том, что тема письма вместе с адресом отправителя, будут формировать составной уникальный ключ этого письма.

Не оставляйте тело письма пустым

Конечно, чтобы вручную отыскать письмо в ящике, достаточно и хорошо сформулированной темы. Но я не хочу искать письма вручную. Когда мне понадобится - я хочу воспользоваться текстовым поиском, чтобы отыскать нужное. Поэтому, если вы просто пересылаете мне несколько файлов, уделите еще 10 секунд на то, чтобы в теле письма, в одном-двух предложениях указать, что это за файлы и зачем вы мне их присылаете. Это, опять же, не отнимет у вас много времени, а мне может сильно облегчить жизнь.

Проверяйте орфографию

После того, как вы последовали предыдущему совету и таки не оставили тело письма пустым, удостоверьтесь, что в нем нет, хотя бы, грубых орфографических ошибок. Конечно, никто не застрахован от опечаток и спорных моментов, мы не в школе, двойку вам никто не поставит. Но если в ключевых словах, по которым в дальнейшем будет производиться поиск, допущены ошибки, то и смысла в таком тексте нет.

Выключите HTML-форматирование

Я знаю, дорогой респондент, что с вероятностью 90% ты разбираешься в типографике и верстке примерно как я в акупунктуре. А еще я знаю, что с той же вероятностью у тебя было включено форматирование по умолчанию, а ты просто его не выключил, но также практически никогда им не пользуешься. Но это не мешает WYSIWYG-редактору намертво зашить стили в теги и причинить мне массу неудобств при чтении письма. Я читаю почту по меньшей мере с трех различных устройств, с разными экранами и почтовыми клиентами. Я сам выберу предпочтительные размер и гарнитуру шрифта для каждого устройства. Кроме того, отсутствие HTML-форматирования в переписке помогает мне быстро отфильтровывать значительную часть спама, в котором оно присутствует.

Ну и, кроме прочего, нельзя не упомянуть бредовую, но наделавшую шума "уязвимость" Efail, которая возможна только в письмах с HTML-форматированием.

Пользуйтесь цитированием. Правильно

Во-первых, при ответе на письмо, цитированием нужно пользоваться всегда, дабы у получателя была возможность быстро восстановить нить беседы.

Во-вторых, цитирование стоит размещать перед текстом ответа, чтобы на момент прочтения ответа, у получателя уже было понимание, к чему именно он относится.

Не стоит цитировать письмо целиком. Если письмо, на которое вы отвечаете, размером с этот пост - не нужно включать его в цитирование, выделите только тот текст, к которому относится ваш ответ.

Если вы приняли к сведению предыдущий совет про отключение HTML-форматирования, используйте символ > для цитирования в начале каждой процитированной строки. Большинство почтовых клиентов(если не все) поймут это правильно, что позволит не только корректно отобразить процитированный текст, но также и не включить его в ответ.

Обратите внимание на подпись

Подпись - это хорошо, если она действительно содержит информацию, которая может пригодиться после прочтения письма. Лишнюю информацию из подписи лучше исключить - зачем мне ваша ученая степень, десяток email-адресов, почтовый адрес, восемь номеров телефона и имя собаки? Если ваша подпись превышает объем письма, скорее всего, с ней что-то не так.

Для отделения подписи от письма используется последовательность -- (двойной минус и пробел) в отдельной строке над подписью. Это, опять же, позволит почтовым клиентам корректно ее распознать, визуально отделить от тела письма и не включать в цитирование при ответе.

Не пересылайте приватные данные

Если вам нужно передать критически важные данные(например, пароли) - не пересылайте их по электронной почте. Лучше всего распечатать на бумаге, положить в конверт и передать лично. Если же случилось так, что электронная почта - единственный канал связи - используйте OpenPGP-шифрование. Оно наверняка повысит стоимость получения этих данных до уровня, многократно превышающего их фактическую стоимость(если, конечно, ранее вы не пересылали ваш приватный ключ в открытом виде).

Подписывайте письма с помощью OpenPGP

Да, этот пункт можно считать сильно опциональным и не всегда уместным, но, во-первых, без этого я точно не отреагирую на письмо вроде "Срочно переведи 5000 рублей на эту карту", пусть бы даже от близкого друга или жены.

А во-вторых, если человек подписывает свои письма, значит он с большей вероятностью готов отвечать за то, что в них написано, что делает электронную переписку немного ближе к реальному общению.

На этом все. Возможно, со временем список пополнится еще чем-нибудь. Мир на месте не стоит, а люди находят все новые и новые способы удивлять в электронной переписке.